Kolik vás stojí opisování?
Jednoduchý výpočet, jestli se aplikace vyplatí

Dostávám otázku: „Vyplatí se nám to?" A poctivá odpověď je: neumím to říct, dokud neznám jedno číslo. Kolik hodin týdně lidé u vás přepisují data, hledají informace nebo opravují chyby z ručního zadávání.

Dobrá zpráva je, že to číslo si spočítáte sami, bez konzultanta. Pokud nechcete počítat ručně, použijte kalkulačku, která dělá přesně tohle.

Výpočet

Potřebujete čtyři čísla:

1. Hodiny týdně, které jeden člověk stráví opisováním, kopírováním, hledáním v e-mailech a opravováním toho, co se při tom pokazilo. 2. Počet lidí, kteří to dělají. 3. Hodinová cena, tedy co vás hodina jejich práce stojí (mzda s odvody, ne jen hrubá). 4. Počet pracovních týdnů za rok. Já počítám s 46, abych nepřeháněl dovolené a svátky.

Vynásobíte je a máte ročně, kolik firma za ruční práci platí.

Příklad

Připomínám, že jde o vymyšlený příklad, ne o data z mojí praxe:

• 5 hodin týdně na člověka,
• 2 lidé,
• 400 Kč za hodinu,
• 46 týdnů.

5 × 2 × 400 × 46 = 184 000 Kč ročně.

Pokud by aplikace tuhle práci zrušila třeba z poloviny, jde o 92 000 Kč ročně. U investice kolem 40 000 Kč by se vám vrátila za pár měsíců. U jiné firmy může být všechno úplně jinak, proto si to spočítejte se svými čísly.

Jak získat poctivé hodiny

Odhady bývají špatné. Lidé si pamatují dramatické dny, ne ty obyčejné. Proto:

• jeden týden si zapisujte, kolik času zabere opisování a hledání (stačí tužka na papíře u počítače),
• zapisujte i drobnosti, jako „deset minut hledám, kam jsem to uložil",
• zeptejte se i těch, kdo to dělají. Vedení často nevidí, kolik času to opravdu zabere.

Co říká výzkum o chybách při přepisování

Dobře provedený systematický přehled existuje z prostředí klinického výzkumu. Garza a kolegové zpracovali 93 studií z let 1978 až 2008 a spočítali, jak často se při zadávání dat objeví chyba. Vyšlo jim:

• jedno zadání: přibližně 0,29 % polí je špatně,
• dvojí zadání (data zadají dva lidé a porovnají se): přibližně 0,14 %.

Ta čísla vypadají malá. Jenže jde o procenta polí, ne dokumentů: kdo týdně přepíše tisíc údajů, ten při 0,29 % počítá zhruba se třemi chybami týdně (to je jen aritmetika, ne měření u vás). A hlavně jde o klinické prostředí, kde se na kontrolu dbá víc než v běžné firmě, takže u vás se čísla mohou lišit.

Jde zatím o předběžnou verzi (preprint) z prosince 2023, recenzovaná verze vyšla v časopise International Journal of Medical Informatics. Zdroj: Error Rates of Data Processing Methods in Clinical Research.

Poctivě dodávám: nenašel jsem rigorózní studii z roku 2025, která by měřila přepisování dat v malých firmách. Čísla o „hodinách týdně promarněných opisováním", která kolují, pocházejí hlavně z průzkumů výrobců softwaru. Proto je neuvádím a doporučuju změřit si vlastní týden.

Co do výpočtu nepatří, ale stojí to peníze

• Chyby. Špatně přepsané číslo v nabídce nebo na faktuře. Jedna taková chyba může stát víc než hodiny celého týdne.
• Čekání. Zákazník čeká na odpověď, protože někdo hledá v tabulce.
• Závislost na jednom člověku. Když onemocní, nikdo neví, jak to funguje.

Tyhle věci se v tabulce počítají špatně a nechávám je mimo vzorec. Ale je dobré je mít na paměti, než vám výsledek přijde malý.

A když vám vyjde málo?

Řeknu to na rovinu: pokud vám vyjdou desítky tisíc korun ročně nebo míň, aplikace se pravděpodobně nevyplatí. Pomůže vám spíš uspořádat tabulku, nebo naučit zbytek firmy, jak se s ní pracuje. Takovou zakázku nepřijmu a doporučím vám levnější cestu.

Pokud vám vyjde částka, která vás překvapí, tak to už stojí za rozhovor. Jak probíhá, popisuju v článku Jak vypadá spolupráce se mnou. A o tom, kdy tabulka přestane stačit, je Excel jako firemní systém.