Excel jako firemní systém: kdy tabulka stačí a kdy začne stát peníze

Proti Excelu nic nemám. Řada firem na něm funguje roky bez problému.

Jenže existuje bod, kdy tabulka přestane být pomůckou a začne být systémem, na kterém visí chod firmy. A přesně v ten moment se obvykle nikdo nerozhodne, že je čas na změnu. Prostě se to začne pomalu prodražovat.

Kdy tabulka stačí

Tabulka je správná volba, když platí všechno z tohoto seznamu:

• pracuje s ní jeden člověk, nebo pár lidí, kteří si nepřekážejí,
• data nikam dál neposíláte a nepřepisujete,
• řádků jsou stovky, ne desetitisíce,
• když se pokazí, nic nestojí a nikdo se nezlobí.

Pokud takhle vypadá vaše situace, žádnou aplikaci nepotřebujete a řeknu vám to na rovinu. Peníze za systém, který nic nevyřeší, jsou stejně vyhozené jako hodiny strávené opisováním.

Pět signálů, že z tabulky vyrostla firma

1. Existuje víc verzí

Soubor putuje e-mailem. Jedna kolegyně ho upraví, druhá ho mezitím upraví taky a pak se hledá, která verze platí. Nikdo neví, co je aktuální, a data se musí slučovat ručně.

2. Jen jeden člověk ví, jak to funguje

Vzorce, skryté listy, makra, pořadí, ve kterém se věci vyplňují. Když dotyčný onemocní nebo odejde, firma stojí. To není problém Excelu, ale rizika, že všechno je v jedné hlavě.

3. Stejná data se přepisují na víc míst

Z objednávky do tabulky, z tabulky do faktury, z faktury do e-mailu zákazníkovi. Každé přepsání stojí čas a je to další příležitost k překlepu. Pokud poznáváte, že hodiny týdně tráví někdo tím, že kopíruje údaje z jednoho okna do druhého, je to nejčastější a nejpřesnější signál ze všech.

4. Nikdo nepozná, kdo co změnil

Cena v tabulce je jiná než v nabídce. Kdy se změnila a kdo ji změnil? Tabulka to nepamatuje. U věcí, které se týkají peněz nebo zákazníků, tohle nechcete řešit domněnkami.

5. Různí lidé mají vidět různé věci

Excel umí zamknout soubor heslem, ale ne to, že lektor vidí jen svoje kurzy a rodič jen svoje dítě. Jakmile v tabulce leží osobní údaje a vidí je všichni, kdo soubor mají, už to není jen praktický problém, ale i právní.

Co o tom říká výzkum

Často se opakuje, že „většina tabulek obsahuje chyby". Poctivější shrnutí podává Raymond Panko, který se chybám v tabulkách věnuje desítky let. Ve svém přehledu z roku 2016 píše, že chyby jsou na úrovni jedné buňky vzácné, ale velká tabulka s mnoha vzorci velmi pravděpodobně obsahuje aspoň jednu špatnou hodnotu ve výsledku. Další zjištění je méně příjemné: autoři i firmy si bývají svými tabulkami příliš jistí, protože lidé si většiny vlastních chyb nevšimnou. Zdroj: What We Don't Know About Spreadsheet Errors Today, Panko, 2016.

Z toho plyne praktická věc: nejde o to, že je Excel špatný. Jde o to, že u tabulky, na které něco závisí, nikdo nekontroluje, jestli má pravdu.

Co to stojí

Nestojí to peníze za licence. Stojí to hodiny a chyby.

Praktický příklad z mojí práce: taneční škola vedla kurzy v tabulkách, přihlášky chodily přes Google Forms a všechno mezi tím se dopočítávalo ručně. Dokud byla škola malá, fungovalo to. S růstem se z toho stala práce, která se opakovala každou sezonu. Jak to dopadlo, popisuju v referenci SpiritDance.

Kolik to stojí u vás, se dá spočítat. Postup najdete v článku Kolik vás stojí opisování, nebo si to rovnou spočítejte v kalkulačce.

Co s tím dělat

Nejdřív ne aplikaci. Nejdřív tři věci:

1. Pojmenovat proces. Kdo co zadává, kam to putuje, kdo to schvaluje. Často se při tom ukáže, že polovinu kroků nikdo nepotřebuje. 2. Změřit hodiny. Jeden týden si zapisovat, kolik času zabere přepisování a hledání. 3. Rozhodnout podle čísla. Pokud je to pár hodin měsíčně, uspořádejte tabulku a jděte dál. Pokud jsou to hodiny týdně a vícero lidí, aplikace se vyplatí.

Právě v tomhle pořadí postupuju i já: než napíšu řádek kódu, projdu s vámi, jak firma opravdu funguje. Jak vypadá celá spolupráce, popisuju v článku Jak vypadá spolupráce se mnou.